De rode draad van goede ervaringen uit de casestudies

Casestudies | De rode draad van goede ervaringen uit de casestudies

Inspirerende voorbeelden van organisaties die al actief aan de slag zijn gegaan met de effecten van digitalisering op het werk. Dat was het doel van de zoektocht waarbij we veel gemeenten, provincies en waterschappen spraken. Vijf verhalen – die verschillen qua aanpak, insteek of focus – presenteren we op deze site met filmpjes en artikelen.

Er zijn grote verschillen in aanpak …
We spraken meer dan 20 organisaties die in meer of mindere mate bezig zijn met de effecten van de digitale transformatie. De aanpak die ze daarbij volgen, bleek vaak sterk te verschillen. Sommige organisaties kiezen ervoor om klein te beginnen en te starten op één specifieke afdeling, bij één specifieke groep medewerkers of met één onderdeel van de dienstverlening. Andere organisaties gaan voor een organisatiebrede, integrale aanpak. Daarbij benaderen ze de functiemetamorfose in nauwe samenhang met veranderingen in bijvoorbeeld de organisatiestructuur, werkwijze, ontwikkelmethoden of wijze van leidinggeven.

… maar ook altijd overeenkomsten
Toch hebben al deze organisaties ook een aantal dingen gemeen. Allemaal merken ze in de praktijk dat bepaalde functies als gevolg van digitalisering verdwijnen of gaan verdwijnen. Dat zijn vooral – maar zeker niet uitsluitend - functies met veel administratieve taken. Veel organisaties zien in dat op den duur het werk van vrijwel alle medewerkers echt verandert. Er worden andere eisen gesteld aan de gevraagde kennis en competenties. Alle organisaties voelen de verantwoordelijkheid om tot een goede oplossing voor alle medewerkers te komen. Ze vinden het belangrijk om als overheidsorganisatie het goede voorbeeld te geven. Daarom willen ze op tijd investeren in hun mensen en in passende oplossingen.

… en daar hebben ook anderen iets aan
Voor de organisaties uit de casestudies geldt dat ze vaak nog midden in het leerproces zitten. Kant en klare, bewezen succesaanpakken kunnen we je daarom niet bieden. Concrete resultaten en effecten van de aanpakken zijn ook nog niet volledig in beeld. Er zijn dus nog geen ‘best practices’, maar op basis van onze gesprekken met de organisaties kunnen we wel een aantal zaken aanwijzen die van waarde kunnen zijn voor anderen die met het thema functiemetamorfose aan de slag willen. Het gaat dan vooral om zaken die tot op heden positief lijken bij te dragen aan (het ontwikkelen van) een passende aanpak. Die zetten we in dit artikel op een rij.

1. Begin op tijd …
Je kunt bijna niet vroeg genoeg beginnen met het agenderen en oppakken van functiemetamorfose. Als je wacht tot de gevolgen van digitalisering op het werk echt voelbaar worden, loop je eigenlijk al achter de feiten aan. Het hele traject (vanaf het in kaart brengen van de situatie, tot het ontwikkelen en implementeren van een aanpak) vraagt bovendien veel tijd en inzet. Dat geldt vooral voor het realiseren van commitment en het in beweging krijgen van alle betrokken partijen in de organisatie. Tegelijkertijd blijven de technologische veranderingen snel gaan.

2. … en met een duidelijke visie
Dit soort onzekere, vaak ingrijpende trajecten vraagt om een heldere visie. Een die een duidelijk kader biedt voor alle activiteiten, een houvast voor alle betrokken partijen. De kracht van een dergelijke visie wordt in grote mate versterkt als bestuurders hun commitment eraan hebben uitgesproken. Zo’n visie gaat niet zozeer over het einddoel, maar over het proces en de waarden. Begin je klein en concreet, zoals de gemeente Den Haag, of ga je eerst op strategisch niveau een traject voor de hele organisatie schetsen, zoals Waternet deed? Hoe realiseer je de balans tussen technische mogelijkheden, de maatschappelijke opgave en goed werkgeverschap?

3. Ga vooral van start …
Niemand weet wat de precieze aard en omvang zal zijn van de effecten van digitalisering op het werk bij overheidsorganisaties. Bovendien verandert de situatie ook voortdurend door de snelle technologische ontwikkelingen. Veel organisaties vinden het daarom lastig om tot een passende aanpak te komen. Zij willen graag vooraf precies weten wat er waar in het traject gaat gebeuren. Met als gevolg dat ze te lang wachten voor ze in actie komen. Beter is het daarom om gewoon van start te gaan, óók als de precieze inhoud en het tijdspad nog niet helder zijn.

4. … en zorg voor een organisch, iteratief traject
In de praktijk blijkt het prima te werken om géén vastomlijnd plan van aanpak te hebben. Verschillende organisaties uit de inventarisatie, waaronder de gemeenten Apeldoorn en Rotterdam, kozen voor een organisch en iteratief traject. Daarbij wordt al doende bekeken wat werkt, wat niet werkt en waar behoefte aan is. Zo’n aanpak biedt ook de ruimte om snel in te spelen op nieuwe (technologische) ontwikkelingen.

5. Betrek medewerkers actief …
De veranderingen gaan vooral de medewerkers aan. Dus moeten zij er ook zelf iets mee. Bij elk traject dat gericht is op het toekomstbestendig maken van de organisatie is het daarom belangrijk om medewerkers actief te betrekken. Zo krijgen ze zelf beter zicht op wat de ontwikkelingen van hen vragen en zijn ze eerder bereid om mee te veranderen, leert bijvoorbeeld het verhaal van de Gemeente Zuidhorn.

6. … geef ze grip op hun eigen ontwikkeling
Bij bijna alle verandertrajecten is het wijs om uit te gaan van de mogelijkheden en wensen van de werknemer. Het heeft geen zin als organisatie van bovenaf bepalen wat er met medewerkers moet gebeuren. Door de regie ook bij de medewerkers zelf te leggen, krijgen ze grip op hun eigen loopbaan en is de kans groter dat ze succesvol doorstromen naar een nieuwe baan, of meeveranderen met de eisen die het werk aan hen stelt.

7. … en geef leidinggevenden verantwoordelijkheid
De ervaring van alle geraadpleegde organisaties leert dat het waardevol is om leidinggevenden een sleutelrol te geven bij het meenemen van hun medewerkers in de verandering. Zij hebben een duidelijke meerwaarde als ze het onderwerp regelmatig onder de aandacht brengen, mensen stimuleren en hen ondersteunen in hun ontwikkeltraject.

8. Durf te investeren en te experimenteren …
Mensen uit kwetsbare functies door laten stromen naar een nieuwe passende plek, is geen standaardwerk. De standaard mobiliteitstrajecten voldoen dan ook vaak niet. Experimenteren met alternatieve aanpakken, lijkt op het eerste gezicht meer te kosten of niet te passen binnen de reguliere juridische en besluitvormingsprocedures. Toch blijkt het in de praktijk vaak op de lange termijn wel kostenefficiënt en zelfs effectiever te zijn, zo is de ervaring in de gemeente Amersfoort

9. … en blijf dat vooral doen
Technologische ontwikkelingen stoppen niet. En hun invloed op het werk dus ook niet. Een passende aanpak is er dan ook één die doorgaat en geen vastgestelde einddatum kent. Je moet de ontwikkelingen blijven volgen en je aanpak mee laten veranderen. Functiemetamorfose is geen project, het is de nieuwe realiteit.

Ook met het thema functiemetamorfose aan de slag?

De rode draad van goede ervaringen uit de casestudies