Een mooiere gemeente met blockchain

Gemeente Zuidhorn experimenteert met nieuwe technologie

Bekijk video
Casestudies | Een mooiere gemeente met blockchain

Bij de gemeente Zuidhorn volgen ze de ontwikkeling van innovatieve technologieën op de voet. Omdat ze daarmee de dienstverlening voor hun inwoners kunnen verbeteren, én omdat het leidt tot minder administratief werk. Daardoor kan er bovendien menskracht worden vrijgemaakt voor werk met een grotere meerwaarde voor de samenleving. Dat is geen toekomstmuziek, dat is al praktijk. Zo zorgde de toepassing van blockchain voor een andere manier van werken en een andere inrichting van de organisatie.

Met de GemeentePioniers Award 2018 is Zuidhorn onderscheiden als de gemeente met 'het beste, meest innovatieve en meest maatschappelijke voorbeeld van digitale dienstverlening'. Ze verdiende die prijs voor de digitalisering van haar Kindpakket, middels blockchaintechnologie.

Het Kindpakket bestond uit papieren waardebonnen die gezinnen met een minimuminkomen bij een aantal ondernemers in de gemeente konden besteden. Er hing een heel administratief systeem aan vast van uitgeven, inleveren en controleren van waardebonnen, aankoopbonnen en facturen. Dankzij de toepassing van blockchaintechnologie kan een ontvanger van het pakket zelf met een QR-code de aankoop afdoen. De ondernemer krijgt het geld direct op zijn rekening bijgeschreven, zonder tussenkomst van de gemeente. Dat vermindert administratieve rompslomp. Bovendien is het voor ontvangers minder stigmatiserend en wordt het makkelijker om zelf regie te nemen over hun leven.

Klein en beheersbaar experiment
Het succes kwam niet uit de lucht vallen. In 2017 onderzocht de gemeente al wat blockchain voor de overheid zou kunnen betekenen. Erwin van der Maesen de Sombreff is afdelingshoofd Ruimte en Welzijn en projectleider innovatieve ontwikkelingen. Hij vertelt: “We kijken binnen de gemeente voortdurend hoe we de dienstverlening richting de inwoners kunnen verbeteren. Innovatieve technologieën kunnen ons daarbij ondersteunen. We willen onderzoeken hoe we deze technologieën – bijvoorbeeld blockchain – bereikbaar en toepasbaar kunnen maken voor de praktijk”. Omdat de toepassing van blockchain nog in de kinderschoenen staat, besloot de gemeente om de technologie in eerste instantie te gebruiken voor een klein en beheersbaar onderwerp. Dat werd het Kindpakket.

Effecten voor de werkgelegenheid
Hoewel het administratieve werk voor de gemeente bij het Kindpakket flink is afgenomen, heeft de toepassing van blockchain nog geen effect op de werkgelegenheid binnen de gemeente. Dat komt door de kleine schaal waarop de technologie nu wordt toegepast. Maar dát werk zal verdwijnen als dergelijke technologie breder wordt toegepast, staat voor Van der Maesen vast. Administratieve taken als het uitgeven van vouchers en het controleren van bonnetjes komen op den duur te vervallen. Van der Maesen: “Bij ons gaat het om 200 kinderen in armoede. Dat is relatief weinig. Maar bedenk wat de impact op de werkgelegenheid kan zijn als een dergelijk digitaal Kindpakket in heel Nederland wordt ingevoerd. Dan gaat het over zo’n 300.000 kinderen in armoede. Die impact wordt alleen maar groter als je het ook inzet voor andere vormen van waarde-uitwisseling, zoals de bijzondere bijstand of de pgb’s. In Zuidhorn hebben we daar al plannen voor.”

Meerwaarde creëren voor inwoners
De aard van het werk van haar medewerkers zal veranderen door de technologie, maar dat beschouwt de gemeente niet als een bedreiging. Zuidhorn heeft besloten de kansen te benutten. Van der Maesen: “Onze opdracht is niet om het aantal ambtenaren terug te dringen. Onze visie is dat we wellicht administratieve taken kwijtraken, maar dat we de vrijgekomen fte’s kunnen benutten voor werk met een grotere maatschappelijke meerwaarde. Je kan daarbij denken aan meer persoonlijk contact met en ondersteuning van hulpbehoevende inwoners.”

Zo’n ontwikkeling gaat niet vanzelf. Ander werk vraagt andere vaardigheden van medewerkers. Mensen die hun functie verliezen, kunnen ook niet gedwongen worden het nieuwe werk te doen. Dat geldt voor blockchain, maar ook voor andere (digitale) ontwikkelingen. De gemeente is daarom vroegtijdig begonnen om mensen mee te nemen in de veranderingen die gaan komen.

Wat maakt de gemeente mooier?
Die nieuwe koers is vier jaar geleden ingezet. Vanuit het uitgangspunt van een faciliterende overheid heeft de gemeente zichzelf en haar medewerkers de vraag gesteld: “Wat is er nodig om de gemeente mooier te maken?” De gemeente bepaalt daarbij niet langer alleen zelf wat er moet gebeuren, maar geeft ook ruimte aan inwoners en medewerkers om hun input te geven. Zo mochten inwoners zelf laten weten wat de gemeente voor hen zou kunnen doen. Daar zijn 180 ideeën uit naar voren gekomen, waarvan 80 procent daadwerkelijk direct – zonder de gebruikelijke besluitvormingsprocedures – is uitgevoerd.

Meer ruimte voor eigen initiatief
Input krijgen vanuit medewerkers vraagt om een andere leiderschapsstijl. Een stijl die richting geeft, resultaat vraagt maar vooral ook ruimte biedt aan medewerkers. Leidinggevenden vertellen niet alleen meer wat er moet gebeuren. Ze gaan het gesprek met de medewerker aan en kijken: wat kan jij bijdragen, waar ben je goed in en wat kunnen we van jou verwachten? De medewerker moet vervolgens de ruimte krijgen om dit vorm te geven. Van der Maesen stelt: “We willen mensen zelf laten nadenken over hoe we de dienstverlening van de gemeente nog beter kunnen organiseren. We bieden ze de ruimte om hun ideeën in de praktijk te brengen, zonder te veel regels en sturing van bovenaf. Zo kunnen projecten als het experimenteren met blockchain ontstaan. Lukt zoiets niet, dan is het jammer en kijken we samen waarom het misging. Lukt het wel, dan hebben we wellicht iets gevonden wat de gemeente daadwerkelijk mooier maakt. We verwachten dat deze manier van werken de medewerkers wendbaarder maakt. En dat ze daardoor – als de effecten van nieuwe technologie op het werk echt voelbaar worden – makkelijker met veranderingen om kunnen gaan. Zo krijg je geen functieverlies of -verandering omdat de baas het zegt, maar snappen medewerkers zelf wat er nodig is.”

Positieve ervaringen tot nu toe
Zulke ontwikkelingen vragen een andere houding, zowel van medewerkers en leidinggevenden als van betrokkenen op bestuurlijk niveau. Dat gaat niet bij iedereen even snel. Toch is Van der Maesen vooral heel positief. “Zaken veranderen niet van de ene op de andere dag, dus geven we mensen de tijd en ondersteuning om met de veranderingen om te gaan. Het mooie van onze aanpak vind ik dat we ergens naar toewerken, in plaats van ‘ergens vanaf’. Onze focus ligt dus niet op het afscheid nemen van ‘oude’ functies en een bekende manier van werken. We kijken vooral naar de richting waar we naar toe willen. En dat is dat we ons meer in dienst stellen van de samenleving door onze dienstverlening te verbeteren en meer af te stemmen op de behoeften van de burgers. Dat werkt heel inspirerend en zo bewegen we op een positieve manier met de technologische ontwikkelingen mee.”

“De sfeer is opener, uitdagender en vrolijker”
Henk Zwiep, hoofd Bedrijfsvoering bij de gemeente Zuidhorn, ziet dat het ‘ruimte geven’ werkt. Medewerkers waren in het begin eerst wat sceptisch, maar verkennen nu daadwerkelijk hun talenten. Ze komen met eigen ideeën en zijn bereid de verantwoordelijkheid te nemen om deze uit te voeren. “Een simpel voorbeeld is het gebruik van een meldingsapp op de afdeling Contact en Dienstverlening. Hier komen meldingen van bewoners binnen. Medewerkers merkten dat er weinig meldingen kwamen van jongeren, wellicht omdat meldingen nog niet mobiel konden worden gedaan. Medewerkers hebben toen zelf een applicatie gemaakt en geregeld dat de telefoon waarop de meldingen binnenkomen, altijd door iemand wordt beheerd en meegenomen, ook ’s avonds. Zo krijgt een melder snel antwoord.” De tijd tussen het idee en de invoering daarvan was slechts enkele weken.

Dit eigen initiatief is volgens Zwiep alleen mogelijk als medewerkers het vertrouwen hebben dat ze fouten mogen maken. Dat vraagt politiek commitment voor deze nieuwe vorm van leiderschap en een open houding tussen management en medewerkers. Zwiep: “Het voordeel bij ons is dat de gemeente Zuidhorn echt overtuigd is van het belang om de kracht en kennis van inwoners en medewerkers te benutten. Zowel bij de politiek, het management als onder medewerkers zie ik veranderingsgezindheid en de durf om van gebaande paden af te wijken. Natuurlijk kan niet iedereen zondermeer die eigen verantwoordelijkheid dragen, maar in goed overleg kan je iedereen de ruimte geven die bij hem of haar past. Als management moet je wel richting blijven geven en blijven sturen op resultaat. Het visiedocument van de gemeente vormt daarbij voor mij een handige leidraad. Ik merk dat veel medewerkers op een andere, meer creatieve, oplossingsgerichte manier kijken naar hun werk, dat ze onderling meer overleggen en dat de sfeer opener, uitdagender en vrolijker is. Ik heb er vertrouwen in dat zij – ook in de toekomst – een functie kunnen blijven vervullen die bij hen past.”

Met dank aan
Erwin van der Maesen de Sombreff, afdelingshoofd Ruimte en Welzijn/projectleider innovatieve ontwikkelingen
Henk Zwiep, hoofd Bedrijfsvoering

Interviews: Bureau Bartels

Ook met het thema functiemetamorfose aan de slag?

De rode draad van goede ervaringen uit de casestudies