Starten vóórdat het nodig is

De preventieve loopbaantrajecten van gemeente Apeldoorn

Bekijk video
Casestudies | Starten vóórdat het nodig is

Sommige functies bestaan door de digitalisering over een paar jaar niet meer. Apeldoorn brengt ze in kaart, maakt de betreffende medewerkers ervan bewust dat hun baan op de tocht staat én biedt hen een loopbaantraject aan. Zodat ze goed voorbereid zijn.

Tijdig actie ondernemen
Zo’n twee jaar geleden wist Apeldoorn nog niet welke effecten de digitalisering precies zou hebben op het werk binnen de gemeente. En ook niet hoe groot die effecten zouden zijn. Maar ze wilde wél tijdig actie ondernemen. Daarom was de eerste stap: concreet maken waar we het over hebben. Saskia van Oene, teammanager Loopbaancentrum: “Bij de afdeling HRM zijn ze in de zomer van 2016 begonnen met het in kaart brengen van kwetsbare functies, die binnen drie jaar waarschijnlijk verdwijnen of in ieder geval flink veranderen. Die functies zaten vooral bij de (financiële) administratie en publieksbalies. Door ze concreet te benoemen en te melden om hoeveel fte het gaat, werden de gevolgen al veel tastbaarder.”

HRM ging vervolgens in gesprek met het management. Samen maakten ze een verdiepingsslag in de lijst. Zo brachten ze voor elke functie in kaart hoe die naar verwachting zal veranderen, of op welke termijn die zal verdwijnen. Vervolgens keken ze om welke medewerkers het ging. Dat proces duurde ongeveer een jaar.

Enorme winst
Het mobiliseren van de medewerkers in kwetsbare functies was een volgende belangrijke stap in het proces. Van Oene: “We moesten ervoor zorgen dat ze actief aan de slag zouden gaan met hun eigen loopbaan.” Daarom heeft de gemeente in september 2017 aan 133 – van de circa 1300 – medewerkers in kwetsbare functies verteld dat hun baan naar alle waarschijnlijkheid binnen drie jaar zou verdwijnen of ingrijpend zou veranderen. Eerst in een persoonlijk gesprek, en daarna in een formele brief. In de brief stond meteen de dringende oproep aan medewerkers om zich te melden bij het Loopbaancentrum van de gemeente. Inmiddels hebben ruim 40 medewerkers dit gedaan. Het Loopbaancentrum heeft speciaal voor hen een extra begeleidingstraject opgezet, het zogenoemde Koplopertraject.

Het doel van het Koplopertraject is om mensen los te maken van hun huidige functie. Ze werken niet langer op hun oude afdeling, maar komen in dienst van het Loopbaancentrum. Van daaruit worden ze geplaatst op nieuwe tijdelijke klussen, binnen of buiten de gemeente. Op die manier krijgen ze de kans te ontdekken wat bij hen past. Het Loopbaancentrum begeleidt hen tijdens het traject, biedt waar nodig ondersteuning en scholing en betaalt hun salaris. Aan de begeleiding mogen deelnemers 20 procent van hun werktijd besteden. Van Oene: “In feite krijgen medewerkers in het Koplopertraject de middelen aangeboden die normaal gesproken pas vrijkomen als iemand boventallig is geworden. Door deze middelen naar voren te halen, helpen we medewerkers eerder én doen ze nieuwe werkervaring op in verschillende klussen. Dat is op psychologisch vlak een enorme winst.”

Een sprong in het diepe
“Mensen in het Koplopertraject verlaten hun oude, kwetsbare functie dus definitief. Omdat van te voren niet duidelijk is waar iemand terecht gaat komen, is dit echt een sprong in het diepe”, vertelt Van Oene. Het aantal medewerkers dat dit traject aandurft, is daarom nog niet zo groot. Eén medewerker heeft het traject helemaal afgerond: zij werkt nu in een duurzame functie binnen de gemeente Apeldoorn (zie kader). Twee medewerkers zitten nog midden in hun traject.

Het Koplopertraject blijkt redelijk intensief en vraagt veel eigen initiatief en vaardigheden. Om de drempel tot het traject te verlagen, biedt het Loopbaancentrum ook een voortraject aan. In dit traject krijgen medewerkers bijvoorbeeld sollicitatietrainingen en leren ze hoe ze zich kunnen presenteren bij potentiële werkgevers. Hier maken een kleine twintig medewerkers gebruik van. De overige medewerkers die zich meldden, volgen het gewone, minder intensieve loopbaantraject.

Kop in het zand
In de praktijk is het lastig om medewerkers in kwetsbare functies te motiveren om aan de slag te gaan. Veel van hen denken dat het allemaal zo’n vaart niet zal lopen, weten niet goed waar ze moeten beginnen of steken hun kop in het zand. “Het is lastig om dit gedrag te veranderen”, zegt Michelle Ligtenberg, trajectmanager Loopbaancentrum. “Het helpt om de situatie voor de medewerker zo concreet mogelijk te maken. Daarom peilen we continu in de organisatie hoe snel de ontwikkelingen rond kwetsbare functies gaan en of er nieuwe kwetsbare functies bijkomen. We proberen zo snel mogelijk een datum te geven waarop de functie waarschijnlijk verdwijnt, zodat de medewerker weet waar hij of zij aan toe is, en nog tijd heeft om te anticiperen.” De ernst van de situatie moet bij de medewerkers doordringen. Tegelijkertijd moeten ze niet het gevoel hebben dat ze zomaar aan de kant worden gezet. Dat vraagt tijd en aandacht.

De afdelingsmanager speelt een belangrijke rol in de motivatie van medewerkers. Die moet het thema voortdurend op de agenda houden en medewerkers blijven voorbereiden op de toekomst. Erna Hagen, oud-manager Documentatie en informatievoorziening: “Ik heb het onderwerp van de kwetsbare functies binnen mijn eigen team al een aantal keer ter sprake gebracht voordat mensen de brief kregen, en daarna heb ik de betreffende medewerkers aangemoedigd om naar het Loopbaancentrum te gaan.” Om de motivatie verder te vergroten, deelt Apeldoorn succesverhalen en gaat ze experimenteren met laagdrempelige groepstrajecten. Hierin delen deelnemers ervaringen over solliciteren en geven ze elkaar tips. De gemeente hoopt dat medewerkers elkaar zo motiveren om een traject in te gaan of een brief te sturen.

Blijven bewegen
Verder is het zaak om de mensen die een eerste stap gezet hebben te blijven motiveren, door kleine stapjes te waarderen. Van Oene: “Een sollicitatiebrief sturen of het updaten van een cv kan voor iemand al een grote stap zijn. Als loopbaanbegeleider moet je laten merken dat je dit waardeert, al gaat het voor je gevoel nog niet zo snel. Het belangrijkste is dat medewerkers in beweging blijven.” Hoe meer stapjes er gezet zijn voordat iemand boventallig is, hoe groter de kans dat ze de vaardigheden hebben ontwikkeld die nodig zijn bij het vinden van een nieuwe baan. Ligtenberg: “Die medewerkers zijn zelfverzekerder en minder angstig voor de situatie.”

Het project is drie jaar geleden gestart en nu ze de balans opmaakt, ziet Van Oene dat werk in sommige functies sneller verdwijnt dan Apeldoorn van te voren had ingeschat. Extra belangrijk dus om tijdig te beginnen. Niet alleen om zo medewerkers uit de WW houden , maar vooral ook vanuit sociaal oogpunt. Van Oene: “Medewerkers in deze functies hebben het zwaar op de gehele arbeidsmarkt. Je kunt ze daarom niet zomaar aan hun lot overlaten”, vindt Saskia van Oene. Sterker nog: door hen goed te begeleiden, bereikt de gemeente echt positieve resultaten. Hagen: “Sommige medewerkers toonden opeens ambitie en potentie die ik eerst niet voor mogelijk had gehouden.”

“Ik kan meer dan ik van tevoren dacht”
Inmiddels heeft een medewerker het Koplopertraject succesvol afgerond. Van haar manager en via de brief hoorde ze dat haar functie zou verdwijnen. Na lang wikken en wegen besloot ze mee te doen. “In het begin vond ik het erg spannend, maar het Loopbaancentrum heeft mij enthousiast gekregen om mee te doen”, vertelt de medewerker. “Ik zag het als een kans om mijzelf te ontwikkelen. In het begin van het traject was het soms wel zoeken naar de juiste (tijdelijke) klussen die bij mij pasten. Het is sowieso een pittige periode geweest omdat ik steeds weer op een nieuwe afdeling kwam met nieuwe collega’s en een nieuw takenpakket. Daarnaast was het bijscholings- en loopbaantraject intensief. Maar ik ben blij dat ik me heb aangemeld omdat ik ervan ben gegroeid.” Zo merkt ze dat ze bijvoorbeeld zelfverzekerder is geworden over haar kunnen, en durft ze nu beter op verschillende soorten functies te solliciteren. “Ik heb gezien dat ik meer kan dan ik van te voren dacht. Ik ben nu twee loonschalen omhooggegaan en ik kan het werk prima aan.” De medewerkster heeft een duurzame functie weten te bemachtigen op een andere afdeling binnen de gemeente waar ze zich helemaal thuis voelt. “Ik heb deze functie zelf gevonden en toen heb ik er op gesolliciteerd. Het Koplopertraject heeft mij geholpen om uit mijn comfortzone te stappen en de kans te grijpen. Ik zou anderen daarom zeker aanraden om dit traject te volgen, zeker als je wilt doorgroeien.”

Met dank aan:
Saskia van Oene, Interimmanager en organisatieadviseur

Interviews: Bureau Bartels

Ook met het thema functiemetamorfose aan de slag?

De rode draad van goede ervaringen uit de casestudies